Dankbriefe und Qualitätssicherung

Ich bin ein großer Fan handschriftlich unterschriebener Dankbriefe. Das bedeutet bei mir im Team, dass jede Spende über 10 Euro mit einem unterschriebenen Dankbrief gewürdigt wird. Ausgenommen sind nur

  • Menschen, welche keinen Dankbrief möchten,
  • Patenschafts-Spender*innen (= Lastschrifteinzüge),
  • per Dauerauftrag spendende Menschen.

Neben oft erwähnten Überlegungen zur Beziehung, gibt es weitere wichtige Aspekt beim handschriftlich unterschriebenen Brief, welche man in den Bereich der Qualitätssicherung einordnen kann.

Die Unterschrift unter den Brief „besiegelt“, dass der Inhalt richtig ist und geprüft wurde. Natürlich könnten Briefe auch einfach durchgeblättert werden, doch in der Praxis würde dies zur oberflächlichen Übung ohne Wert werden. Die handschriftliche Unterschrift macht aus dem Dankbrief die „kleine Spendenbescheinigung“.

Spendenbriefe, welche von Fundraiser*innen in die Hand genommen werden, stellen eine Art von Vier-Augen-Prinzip dar. Dann hat nicht nur die Spendenbuchhaltung mit Spenden und Spender*innen zu tun, sondern auch die Fundraiser*innen. Damit kann man Ungenauigkeiten beim Buchen erkennen oder den Dankbrief vervollständigen.

  • Kontrolle von Name und Anschrift: Wie schnell geschieht ein Ver­schrei­ber, wenn mal viele Adressen vor Weihnachten erfasst wer­den müssen. Solche Fehler passieren einfach und oft werden Men­schen über Jahre falsch angeschrieben. Auch komplexere Na­men­s­aufbereitungen bei Familien mit unterschiedlichen Namen und Dok­tortiteln etc. können korrigiert werden, wenn jemand ei­nen aus­gedruckten Brief mit aufbereiteter Anschrift in Händen hält und beim Unterschreiben Korrektur liest. Auf diesem Weg ha­ben wir im Team die Adressdatenbank auf Vordermann gebracht.
  • Brief auf den Zweck abstimmen: Muss der Standard-Brief ange­passt werden? Als Fundraiser*in haben wir meist den genaueren Blick als diejenigen, welche die Spendenbuchhaltung und die Dank­briefzuordnung in der Software verantworten.
  • Ergänzende Unterlagen beilegen: Wird außer der Zuwendungs­be­stä­tigung ein Verwendungsnachweis oder ein eigenes Formular ei­ner Stiftung, eines Gewinnsparvereins etc. benötigt?
  • Einzel-Spendenbescheinigungen ergänzen: Hat eine Firma ge­spen­det und es liegt keine Zuwendungsbestätigung bei? Firmen wol­len ihre Quittung oft umgehend und nicht erst als Jahres­be­schei­nigung im Folgejahr.
  • Ungewöhnliche Spenden bemerken: Hat eine Spende eine außer­ge­wöhnliche Höhe, zum Beispiel 365 Euro oder 740,24 Euro? Das „schreit“ geradezu nach einer Nachfrage bei Spender*innen und in der Konsequenz oft nach einem angepassten Dankbrief. Denn hinter solchen Zahlen stecken nicht selten ein runder Geburtstag, ein Jubiläum etc.
  • Namen merken und Beziehungen pflegen: Beim Unterschreiben von Briefen liest man die Namen. Und sogar mir, als jemandem, der sich Namen erschreckend schlecht merken kann, fallen fast täg­lich Menschen auf, welchen ich schon einmal oder mehrfach ge­schrieben habe. Das führt dazu, dass ich eine gewissen Be­zie­hung zu ihnen aufbaue, mir Gedanken zu ihnen mache. Wo wohnt er oder sie? Wie lange wird schon gespendet? Oh, eine Stifterin, da schreibe ich noch einen Gruß dazu. Ah, das ist doch der Schwa­ger vom Chef, diesen Brief gebe ich an den Chef weiter etc.
  • Häufigspender*innen erkennen: Das fängt damit an, dass manch­mal von einer Person mehrere Spenden taggleich kommen. Ja, es gibt Spender*innen, welche Zahlscheine sammeln und an einem Tag alle ausfüllen und mit zum Beispiel jeweils 10,- Euro Über­wie­sungs­betrag zur Bank bringen. So etwas fällt einem beim Unter­schrei­ben auf, wenn die Briefe alphabetisch sortiert gedruckt wer­den. Beim Buchen geht so etwas oft unter, wenn man für ver­schie­de­ne Aktionen unterschiedliche Bankkonten verwendet. Dann kann man den Brief manuell anpasse und verschickt nicht den un­ter Umständen identischen Brief mehrfach an einem Tag.

Bedanken und Würdigen sind Kernfähigkeiten im beziehungsorientierten und nachhaltigen Fundraising. Wer es im Dank und der Beziehungspflege zur Mei­sterschaft bringt, wird im Fundraising außerordentlich erfolgreich sein – diese Prognose wage ich.


Dieser Beitrag ist ein kleiner Auszug aus dem Kapitel “Bedanken und Würdigen” meines Buches “Fundraising-Coach”. Nach Abschluss der erfolgreichen Crowdfunding-Phase am 4.5. wird es ab Ende Juni gedruckt vorliegen und über diese Website oder den Buchhandel bestellbar sein.

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