In Seminaren – und ganz aktuell beim 4. Fundraisingtag in Stuttgart – werde ich immer wieder gefragt, ob es nicht altmodisch und unnötig wäre, einen Zahlschein (Überweisungsträger) einem Spendenbrief beizulegen. Und ja, es gibt prinzipiell gute Gründe, die gegen das Beilegen sprechen:

• Der Druck des Zahlscheins erhöht die Kosten der Aussendung.
• Das Gewicht der Sendung wird höher und damit potenziell das Porto – alternativ geht der Zahlschein zu Lasten von Inhalten.
• Ein immer höherer Anteil der Spendenden benutzt den Zahlschein nicht mehr physisch sondern überweist per Online-Banking oder einem Online-Spendenformular.
• Aus ökologischen Gründen sollte so wenig Papier wie möglich bedruckt und versendet werden.

Damit könnte der Artikel schon enden. Doch meine Antwort im Seminar war, dass ich in den meisten Fällen sehr davon abrate, auf das Beilegen von Zahlscheinen zu verzichten.

Gute Gründe FÜR den Zahlschein

Die oben erwähnten Gründe gegen die Beilage eines Überweisungsträgers kann ich gut nachvollziehen und sie sind alle richtig. Trotzdem mein Appell: Verzichten Sie bitte nicht aus Kostengründen, oder weil es einfacher beim Produzieren ist, auf den Zahlschein.

Es geht nicht so sehr darum, dass er physisch benutzt wird. Ein wachsender Anteil von Menschen wickelt die Bankgeschäfte in der Tat online ab und nutzt keinen Überweisungsträger. Aber:

• Zahlscheine sind das Signal, dass wir um eine Spende bitten: Wir können lange Briefe schreiben und unsere Bedarfe benennen. Aber das eindeutige Signal, dass es sich im Kern um eine Spendenbitte und nicht nur um eine Information handelt, kommt durch den Überweisungsträger. Er ist das gelernte Signal, dass der Brief eine Spendenbitte ist und welches der nächste Schritt nach dem Lesen sein sollte.
• Im Zahlschein sind alle benötigten Informationen fürs Online-Ban­king übersichtlich dargestellt. Dazu zählt neben den Angben zur Bankverbindung vor allem auch die Codierung für den Verwendungszweck und die Adresse der Spendenden. Die meisten Menschen schreiben auch beim Online-Banking diese Angabe zum Zweck genau ab, damit die Spende wunschgemäß für den beworbenen Zweck ankommt.
• Die Menschen, die ihre Überweisungen mit Zahlschein machen, haben eine Hürde weniger auf dem Weg zur Spende. Wenn man die Kontoangaben erst auf dem Brief suchen muss, ist das ein relevantes Hindernis, zum Beispiel auch für Menschen, die nicht mehr so gut sehen.

Der Zahlschein wird, soweit möglich, vorausgefüllt gedruckt. Sowohl die NPO als auch die Absenderdaten werden eingedruckt. Bei Firmen und Ehepaaren muss man überlegen, welche Daten in das Absenderfeld kommen sollen, denn der Platz ist begrenzt. Wichtig ist eine Codierung für jede Spendenaktion, damit man die eingehenden Überweisungen richtig verbuchen kann. Bei der Anschrift reichen PLZ und Straße aus, der Ort ergibt sich ja aus der PLZ. Wenn Sie einen Zahlschein auf einem größeren Blatt eindrucken, lassen Sie unbedingt eine Perforation um ihn herum anbringen. Die darf nur nicht zu kräftig ausfallen, damit er nicht bei der Verarbeitung (Lettershop, Falzung und Kuvertierung) schon auseinanderfällt.

Ausnahmen vom Zahlschein-Dogma

Das Leben wäre langweilig, wenn alles ganz einfach wäre. Und natürlich gibt es bei meinem Plädoyer für den Überweisungsträger einige Ausnahmen:

Ausnahme 1: Online-Werbung

Klar, wer mittels Online-Newsletter / E-Mail wirbt, kann keinen Überweisungsträger beilegen. Umso wichtiger ist es, dieses Responseelement angemessen prominent sichtbar für das Newsletter-Format zu adaptieren. Sinnvoll sind folgende Wege:

• Spendenbutton: Ein meist grafisch gestalteter Button mit Spendenaufruf wird direkt auf ein Spendenformular der Organisations-Website verlinkt.
• Kontoangaben: Wer über das Spendenformular nicht spenden möchte (Sicherheitsbedenken, Zugangsprobleme etc.) braucht eine Alternative. Gleiches gilt für alle, die E-Mails nicht im HTML-Format, sondern im reinen und datensparenden Textformat lesen oder die Anzeige von Bildern deaktiviert haben. Für all diejenigen braucht es die notwendigen Angaben zur IBAN, zum Verwendungszweck und den Absenderangaben in deutlich sichtbarer sofort erkennbarer Form.

Da wir vorab nicht wissen, ob jemand den Spendenbutton sieht oder nutzen möchte, müssen die Kontoangaben auf jeden Fall plakativ sichtbar Bestandteil des Newsletters oder der E-Mail sein. Sie dürfen keinesfalls im Impressum oder dem Footer des Newsletters versteckt werden.

Ausnahme 2: Zahlschein bei Dankbriefen

Zahlscheine haben Spender*innen meist ausreichend: Es ist nicht immer notwendig, jeder Aussendung einen Zahlschein beizulegen. Gerade bei Dankbriefen wirken sie bedrängend und gierig, entwerten den Dank. Viel wichtiger ist, dass es gelingt, mit unserer Post auf dem Wohn­zimmertisch präsent zu sein.

Ausnahme 3: Große Zuwendungen / Zustiftungen

Stiftungsbroschüren, -Flyer etc. sollte man ansprechender gestaltet als die üblichen NPO-Publikationen oder ein Mailing. Denn die Gestaltung der Werbematerialien sagt auch etwas über die Wertigkeit des Anliegens aus und sollte mit den finanziellen Erwartungen korrelieren. Aus diesem Grund legt man zum Beispiel bei erhofften höheren und insbesondere erstmaligen Zustiftungen zu einer Gemeinschaftsstiftung meist keine Überweisungsträger den Materialien bei, sondern einen Zeich­nungsbrief als Response-Element.

Dieser Zeichnungsbrief ist ein Blatt, in dem Stifter*innen ihre Bereitschaft zur Zustiftung und ggf. der Namensveröffentlichung erklären, sowie ergänzend die persönlichen Daten (Kontaktdaten, Geburtsdatum etc.) abgefragt werden. Dieser Zeichnungsbrief wirkt etwas wie ein Formular für einen Sparbrief etc. und passt besser zu den eher höheren Beträgen von Zustiftungen. Und in ihm lassen sich eben auch ergänzende Informationen abfragen. Im Gegensatz dazu erinnert ein Zahlschein an eine übliche Spendenbitte und damit an einen weit niedrigeren Betrag.

Ausnahme 4: Bitten an Unternehmen und Stiftungen

Wenn eine Spendenbitte an ein Unternehmen gerichtet ist oder ein Förderantrag an eine Stiftung geschickt wird, legt man in der Regel keinen Überweisungsträger bei. Der Zahlschein lässt den Brief ansonsten leicht wie eine Rechnung oder Zahlungsaufforderung wirken. Aber dann muss man die Bankverbindung samt Überweisungszeick deutlich und groß abdrucken und nicht nur auf das Kleingedruckte im Briefbogen verweisen. Das können sich nur Ärzte auf ihren Rechnungen erlauben …

tl;dr: Wenn es irgendwie möglich ist, gehört der Zahlschein / Überweisungsträger als gelerntes Signal nd als Träger der relevanten Ausfüllinformationen für eine Spende in jeden Spendenbrief.