Post-it-Zettel am Bildschirm oder Schreibtisch, Erledigungslisten vor dem Urlaub, Einkaufszettel, Excel-Tabellen, To-do-Apps am Smartphone oder PC, Aufgaben-Mindmaps, etc. kennen und nutzen wir fast alle. To-do-Listen helfen uns beim Sammeln, Strukturieren und Merken von kleinen und größeren Aufgaben.

To-do-Listen sind Bestandteil vieler Selbstmanagement-Modelle und sollen dabei helfen, das Gehirn zu entlasten. Wir können sie für eigene oder delegierte Aufgaben führen und – gerade elektronisch – mit diversen Feldern zum Erledigungstermin, Bearbeitungsstand, etc. ergänzen.

To-do-Listen helfen Aufgaben zu strukturieren und den Tag zu planen. Nicht zuletzt lassen sich die einzelnen Aufgaben, wenn sie auf Papier notiert werden, mit einem Stift und sehr befriedigendem Gefühl durchstreichen.

Aufgabenlisten sind ein wichtiger Schritt beim Erledigen von Tätigkeiten. Aber sie haben auch Nachteile.

To-do-Listen neigen dazu, sich zu vervielfältigen.

Wir führen To-do-Listen für verschiedene Rollen (“Hüte”), die wir im Beruf ausfüllen. Wir notieren spontan Aufgaben während einer Besprechung auf einem Zettel. Neben der Notiz-App gibt es noch Post-it-Aufkleber am Schreibtisch. Und wer kein Dutzend verschiedener Listen führt, hat stattdessen vielleicht eine ungeordnete Master-List, aus der jeden Tag einige Aufgaben herausgesucht werden (sollen).

Fluch und Segen von To-do-Listen

Einerseits helfen To-do-Listen uns, das Gehirn zu entlasten. Eine notierte Aufgabe hilft uns, das Gefühl zu haben, die Dinge im Griff zu haben. Gleichzeitig aber hat sie den negativen Effekt, dass das Gehirn sie dadurch “vergisst”, aus der Dringlichkeit entlässt.

Die Herausforderung beim Nutzen von To-do-Listen ist daher, aus dem “Vergessen durch Notieren” wieder ins “Erinnern” und danach ins Umsetzen zu kommen. Denn so wie wir alle To-do-Listen kennen und in unterschiedlicher Form nutzen, kennen wir alle die Listen, die uns mit ihren offenen Posten nicht nur tagelang, sondern oft auch wochen- oder monatelang begleiten. Sie hängen geduldig am Bildschirm, lagern in Mappen oder füllen Seiten in unseren schönen Bullet-Journals. Netter Nebeneffekt: Gelegentlich erledigen sich die Punkte darauf auch von selbst.

To-do-Listen aus Papier sind sehr geduldig, was das Erledigen angeht. Ihr elektronisches Pendant lässt sich häufig noch mit einer Erinnerung versehen und ploppt an einem unserer vielen genutzten Bildschirme mehr oder weniger penetrant auf. Meist geschieht das aber in einem unpassendem Zeitpunkt und die Meldung wird umgehend weggeklickt.

Wer das Gefühl hat, dass eine To-do-Liste seine Aufgaben-Probleme nicht löst, sollte sie vielleicht vergessen oder durch etwas anderes ersetzen.

Aus Aufgaben müssen Termine werden

Aufgaben auf To-do-Listen zu sammeln ist gut. Noch besser ist, den Schritt zur Umsetzung zu gehen. Und der läuft über die Planung im Kalender. Aufgaben, die man wirklich erledigen möchte, sollten als Termin in den Kalender eingetragen werden. Das hat mehrere Gründe und Effekte:

• Zeit und Konzentration: Wenn ich Aufgaben nur dann erledige, wenn ich keinen Termin habe, sind sie immer auf den hinteren Plätzen meiner Dringlichkeit. Viele Leitungskräfte ballern sich den Tag mit Terminen zu und schieben ihre wichtigen Aufgaben in die Abendstunden und aufs Wochenende. Jeder kleine Jour-Fixe ist damit bedeutsamer als die eigenen Ziele.
  Die wichtigen Aufgaben gehören aber in die persönliche Prime-Time, die Zeit der höchsten Leistungsfähigkeit nach dem eigenen Biorhythmus.
• Realitäts-Check: Wenn ich eine Aufgabe in den Kalender übertrage, muss ich mir automatisch darüber klar werden, wann ich sie anfangen möchte und welche Zeit ich in etwa zum Erledigen brauche. Außerdem stelle ich fest, wenn ich mir zuviel vorgenommen habe. Ich kann Aufgaben leichter ablehnen oder unrealistische Zusagen, wann was erledigt sein wird, vermeiden.
• Transparenz: Eine Aufgabe im Kalender wird – bei geteilten Kalendern – für das Team sichtbar. Das sorgt für Transparenz im Team. Außerdem sehen die anderen, dass ich bei besprechungsfreien Zeiten nicht “automatisch” verfügbar bin. Und wer von Dritten (Sekratariat, Assistenz) Termine in den Kalender eingetragen bekommt, kann sich damit Zeitfenster wirkungsvoll blocken.
• Vertretung: Wenn ich erkranke, können Teammitglieder anhand meines Kalenders sehen, wenn zum Beispiel wichtige Aufgaben anstehen, die nicht verschoben werden können.
• Prokrastinations-Blocker (das ist doch ein nettes Wort – oder?): Wer zum Aufschieben neigt (und das tun wir fast alle mehr oder weniger), kann durch das öffentliche Eintragen von Aufgaben als Termin in den Kalender Verbindlichkeit schaffen. Wenn die Teammitglieder sehen, was ich geplant habe, erhöht das etwas den sozialen Druck, diese Aufgabe auch wie geplant anzugehen.
  

Planungstipp: Puffer!

Meist sind wir schlecht darin, die benötigte Zeit für eine Aufgabe korrekt einzuschätzen. Sehr oft unterschätzen wir die Zeit zum Erledigen einer Aufgabe. Zweitens unterschätzen wir die Zeit, die für kurze Telefonate, Kaffeeholen, schnelle Tür-und-Angel-Gespräche, etc. verwendet wird. Deswegen hier zwei wichtige Tipps:

1. Maximal 60 % des Tages mit Terminen und Aufgaben verplanen. Wer viel Ungeplantes am Tag hat, sollte noch weniger planen, wer einen sehr strukturierten Tag hat, kann auch etwas höher gehen.
2. Beim Zeitschätzen von Aufgaben zu Beginn gerne mal die doppelte der vermuteten Zeit einplanen. Wenn man schneller ist, ist das kein Schaden, denn zu tun ist immer genug. Aber das ist der einzige Weg, außer hektisch zu werden, um sicher die wichtigsten Aufgaben des Tages zu schaffen.

Wenn einmal eine Aufgabe verschoben werden muss, werde ich sehr froh sein, Puffer im Kalender zu haben. Denn sonst setzt eine Verschiebung gleich eine Kaskade weiterer Umplanungen in Gang.

Insbesondere die Folgewochen sollten maximal zur Hälfte verplant sein, um Spielräume zu haben. Eine Variante davon ist der folgende Tipp:

Planungstipp: Jour-Fixe für “Wichtiges”

Wer regelmäßig feststellt, dass wichtige Aufgaben, die noch nicht dringlich sind, hinten runter fallen und man nur im Hektik-Modus agiert, könnte von folgendem Tipp profitieren.

Man kann sich täglich / wöchentlich oder nach eigenem Rhythmus einen Aufgaben-Termin im Kalender blocken für “Wichtiges”. Darunter fallen zum Beispiel Arbeiten an den Jahreszielen, Aufgabenplanungen, etc., die keinen festen Erledigungstermin haben.

Wenn dann zum Beispiel die nächste Woche im Detail geplant wird, hat man diesen als Puffer geplanten “Wichtig-Termin” täglich, wöchentlich, etc. zur Verfügung und kann ihn mit konkreten Aufgaben überschreiben. Er hat damit das Zeitfenster vor Besprechungen geschützt, auch wenn noch nicht genau feststeht, was im Detail gemacht wird. Es ist quasi ein Jour-Fixe für Wichtiges.

Planungstipp: Routine-Kalenderteintrag

Wer viel täglich wiederholten Kleinkram zu erledigen hat, wird weder mit einer To-do-Liste noch mit kleinteiligen Terminen glücklich. E-Mails abrufen, Zeitung überfliegen, Kontoauszug ins System einlesen, etc. sind wichtig, aber können einen Tag schnell zersplittern oder Zeiträuber in eigentlich konzentrationsstarken Tageszeiten sein.

Wenn möglich, sollten solche Routineaufgaben, die meist keine besondere Konzentration erfordern, in Zeiten erfolgen, an denen man sonst nicht viel schafft. Ich kann zum Beispiel auf die Zeit des Mittagstiefs einen täglichen Kalendereintrag legen und im dazugehörigen Notizfeld die entsprechenden Aufgaben auflisten. Diesen Eintrag kann ich bequem als täglich wiederholend formatieren und schon ist dieser Teil des Tages für zum Beispiel den Monat geblockt.

Typische Aufgaben für die To-do-Liste

Nicht jede Aufgabe muss in den Kalender eingetragen werden. Das wäre ein schrecklicher Formalismus. Hier eine kleine Liste, welche Aufgaben gut auf Listen aufgehoben sind:

• Zuhause eine Liste all der Sachen, die heute oder morgen erledigt werden sollen, vom Müll raustragen bis zum Badputz.
• Die erste Übersicht der Aufgaben im Brainstorming-Modus, bevor sie im zweiten Schritt vielleicht in den Kalender kommen.
• Die Packliste für den Urlaub.
• Der tägliche Kleinkram zuhause oder im Büro.

Typische Aufgaben für den Kalender

Grundsätzlich empfehle ich, alle Aufgaben, die nicht mal schnell nebenbei erledigt werden sollen, als Kalendereintrag zu planen, sofern der Tag mit dem Kalender strukturiert wird. Im Büro bzw. im Beruf wird das bei den meisten der Fall sein.

• Start- und Folgeaktivitäten der Jahres- oder Monatsziele gehören unbedingt in den Kalender. Das ist die einzige Chance, sie nicht zu verbummeln.
• Aufgaben, die länger als einige Minuten dauern, sind heiße Kalender-Kandidaten. Außer, siehe oben, sie sind Routineaufgaben und können in einem täglichen “Routine-Kalendereintrag” erfasst werden.
• Aufgaben, die eine Vorbereitung erfordern, sollten geplant werden.
• Aufgaben, die einen (relativ) festen Zeitpunkt haben, zum Beispiel das Texten des Mailing-Briefs 5 Wochen vor Druck, das Bestellen des Caterings vor der Mitgliederversammlung etc.
• Wiederkehrende Aufgaben, wie das Erstellen von Monats- oder Quartalsübersichten, kann ich als wiederkehrenden Termin in Outlook & Co. notieren.
• Das Schreiben des Protokolls nach der Sitzung ist ein feiner Kalendereintrag und erhöht die Chance, dass es zeitnah geschrieben wird.
• Aufgaben, die mir von Dritten mit einem Erledigungstermin gegeben wurden.
• Aufgaben, die Konzentration benötigen, kann ich durch den Kalendereintrag gezielt von Störungen abschirmen und in meine leistungsfähige Tageszeit legen.
• Zuhause die größeren Arbeiten, die nicht nebenbei erledigt werden können oder mehr Vorbereitung brauchen. Das sind vielleicht die Steuererklärung, der große Fensterputz oder das Heckenschneiden.
• Die auf Termin gesetzte Überweisung für die Ferienwohnung oder der früheste Zeitpunkt für die Buchung des Kleinkindabteils im Zug.

Aufgaben sind Termine mit mir

Je selbstbestimmter wir arbeiten können, desto zufriedener sind wir meistens. Wenn ich meinen Kalender nicht nur mit Besprechungsterminen, sondern auch mit Aufgaben fülle, übernehme ich die Verantwortung für das Gelingen und überlasse es nicht dem Zufall.

Wenn ich eine Aufgabe in den Kalender eintrage, mache ich einen Termin mit mir aus. Damit zeige ich auch, dass ich mir selbst etwas Wert bin.

Ein Kalendereintrag kann auch der erste Schritt zu einer Gewohnheit sein, wenn ich eine Aufgabe regelmäßig erledigen möchte. Das kann auch eine kurze Meditationseinheit zwischendrin sein, der tägliche Eintrag im Tagebuch oder Logbuch, etc.

Tipp: In vielen Kalenderprogrammen lassen sich auch einzelne Einträge auf “privat” stellen. Dann sehen die Team-Mitglieder nur, dass der Zeitraum belegt ist, aber nicht den Inhalt.

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